Jak na věc


právní regulace

Práce s elektronickými dokumenty a jejich archivace v rámci výběrových řízení.

    A právě kdykoliv v rámci této povinné „archivační doby“ může vyvstat v důsledku nevhodné archivace elektronických dokumentů Zadavateli závažný problém, spojený s prokázáním věrohodnosti těchto dokumentů.
    Pro všechny Zadavatele zdůrazňujeme, že povinnost zajistit důvěryhodnost dokumentů je povinností Zadavatele, nikoli provozovatele portálu profilu zadavatele. Proto by měl Zadavatel vždy dbát při výběru poskytovatele profilu zadavatele, aby tento poskytovatel měl k dispozici funkcionality, které zajistí splnění všech třech podmínek důvěryhodnosti, tedy:
    V případě, že Zadavatel realizuje zakázku, musí se postarat o splnění podmínek 1-3. V případě elektronických dokumentů existuje pouze jeden způsob jak tohoto zaručeně dosáhnout a to je aplikování základních principů důvěryhodnosti na dokumenty po celou dobu jejich životního cyklu vč. tzv. principu trojí jistoty.
    Tento článek se snaží interpretovat konkrétní doporučení AK Havel, Holásek & partners a doplnit je o další poznatky z problematiky archivace elektronických dokumentů.


Máte dotaz? Potřebujete poradit? Napište nám!

    Jsme skupinou, která se zabývá problematikou důvěryhodné archivace dokumentů v elekronické podobě. Zabýváme se elekronickým zpracováním dokumentů tak, aby byly naplněny evropské a státní legislativní normy a zákony. Konečně lze říci, že dokument v elektronické podobě má stejnou hodnotu jako v papírové! Čtěte více zde!
    V případě, že se jedná o interní elektronické dokumenty společnosti, tedy dokumenty, které nebyly publikovány na profilu zadavatele, ale které jsou v jakémkoliv vztahu k soutěži, je nutné dodržet alespoň podmínky 1 a 2.
    Způsob práce s elektronickými dokumenty v rámci výběrových řízení je kombinace právní a zároveň technologické problematiky. Tato oblast, respektive oblasti, byly popisovány doposud velmi obecně. Je dobře, že jedna z největších advokátních kanceláří v ČR, renomovaná Advokátní Kancelář Havel, Holásek & partners, vydala ve svém pravidelném bulletinu Legal News zajímavou analýzu a zároveň doporučení pro Zadavatele, jak postupovat v případě realizace výběrového řízení na portálech „profilů zadavatele“ (portály, umožňující realizovat výběrové řízení v elektronické podobě).


3. Jaké jsou doporučené postupy Zadavatele při realizaci soutěže prostřednictvím profilu zadavatele tak aby byla eliminováno riziko spojené s prokazováním věrohodnosti dokumentů?

    Zadavatelem z pohledu tohoto článku může být veřejná instituce (ministerstvo, město, obec...), nebo soukromý subjekt, který realizuje výběrové řízení (soutěž) na dodavatele zboží, nebo služeb prostřednictvím internetových portálů sloužících k uveřejňování takovýchto zakázek, tzv. profilů zadavatele.
    V rámci seriálu dalších článků na webu eArchivace.cz se budeme zabývat jakým technickým způsobem ověřit, že dokumenty jsou skutečně důvěryhodné a také bychom vám rádi dali k dispozici recenzi poskytovatelů služeb v oblasti elektronického publikování veřejných zakázek, zejména s ohledem na důvěryhodnost dokumentů.Celý článek AK Havel, Holásek & partners je k dispozici zde.
    Ať už se jedná o případ veřejné instituce, nebo případ soukromého subjektu, vzniká mimo jiné povinnost řádně archivovat veškerou dokumentaci ve vztahu k výběrovému řízení. Zákon o veřejných zakázkách doslova říká, že subjekt má povinnost „…uchovat dokumenty o Veřejné Zakázce a záznamy učiněné elektronicky…“. Doba, po kterou je subjekt povinen tyto dokumenty uchovávat je většinou 10, ale v některých případech může být až 15 let.


2. Jaké riziko Zadavatel podstupuje, pokud nedodrží pravidla při zacházení s elektronickými dokumenty, které jsou součástí výběrového řízení?

    Při aplikaci těchto třech uvedených principů, tzv. princip trojí jistoty, lze prakticky se 100% pravděpodobností eliminovat riziko spojené s důvěryhodností dokumentů.V rámci práce s interními dokumenty by měl Zadavatel vždy zajistit na elektronických dokumentech:
    Nedodržení jakéhokoliv z těchto tří podmínek, znamená vznik rizika, že Zadavatel nebude schopný věrohodně prokázat průběh soutěže. A naplnění tohoto rizika může mít velmi nepříjemný dopad např. v podobě vrácení dotací, nebo dokonce až v trestně právní rovině. Jakým technologickým opatřením může Zadavatel toto právní riziko eliminovat je popsáno níže.
    Vzhledem k omezené kapacitě našich reprezentačních prostor je nutná registrace předem a je možné přihlásit maximálně 2 zájemce za společnost. Přihlašujte se pomocí registračního formuláře nebo e-mailem na akademie@glatzova.com do 26. září 2018.

Copyright © Dossani milenium group 2000 - 2019
cache: 0048:00:00